L’ensemble des recommandations qui suivent, ont été recueillies auprès de 04 Experts du projet MOVIHCAM dans le cadre de la rencontre mensuelle sur le forum Experts du portail movihcam.org. Sur le thème « Comment conduire efficacement un reporting mensuel ? », il a été demandé aux experts de partager entre eux et surtout faire remonter les approches de terrain en matière de reporting. Ce document pourra ainsi contribuer à apporter des éléments de compréhension, fournir des arguments et astuces aux personnes, en particulier les superviseurs de pairs éducateurs, qui travaillent sur le terrain afin d’optimiser leurs compétences, savoir-faire afin qu’ils travaillent avec plus d’efficacité avec leurs pairs éducateurs, leurs responsables et leurs partenaires.
- Savoir à quoi renvoie le reporting et quelle est la documentation attendue par le bailleur/partenaire
La communication de données (en anglais reporting) est l’opération consistant, pour une entreprise, à faire un rapport de son activité. C’est la présentation périodique de rapports et bilans analytiques sur les activités et résultats d’une organisation, d’une unité de travail ou du responsable d’une fonction, destinée à en informer ceux chargés de les superviser en interne ou en externe, ou tout simplement concernés par ces activités ou résultats. Dans le cadre du programme MOVIHCAM, APCAS, Bafoussam nous dit : « Le reporting c’est le fait de rendre compte des activités réalisées dans le cadre du programme MOVIHCAM ». WOPA, Kribi le rejoint quand elle dit : « Le reporting MOVIHCAM consiste à faire le compte-rendu, des activités réalisées dans le cadre du programme MOVIHCAM ». En ce qui concerne les attentes du bailleur, il faut noter que dans le cadre du programme MOVIHCAM, les Experts sont appelés à fournir plusieurs fiches à savoir comme nous cite WOPA, Kribi, APCAS, Bafoussam ou encore CEPEDIC Batouri pour les points focaux CM & CMT: « Une fiche de suivi des activités de mobilisation des points focaux camionneurs, une fiche de suivi des activités de mobilisation des points focaux conducteurs moto taxis ». Pour les pairs éducateurs CPS: « Une fiche de collecte des données des pairs éducateurs pour la cible camionneurs, une fiche de collecte des données des pairs éducateurs pour la cible conducteurs motos taximen ». Et enfin pour l’Expert : « Deux fiches de supervision de l’expert (une pour les causeries éducatives auprès de la cible camionneur et une autre pour la cible conducteur motos), deux fiches de compte rendu des rendez-vous extérieurs, une fiche pour le compte rendu de la réunion mensuelle, une fiche pour le compte rendu de la réunion trimestrielle, une fiche d’auto-évaluation ».
- Savoir faire preuve de rigueur, d’organisation et respect des délais
Au même titre que les activités, la logique du reporting répond à une planification qui se veut rigoureuse car il est impératif de se tenir aux délais de soumission des rapports du bailleur/partenaire. La rédaction de ce rapport prend ainsi en compte un planning préalablement dressé. Il s’agit en effet, de savoir qu’elles sont les activités et les objectifs qui y sont associés à chaque fois afin de pouvoir plus tard rendre compte de ses activités. A ce sujet, WOPA, Kribi nous dit : « C’est à travers le plan d’actions que l’expert planifie tout à l’avance, le mois précédent celui des activités. C’est sur la base de ce plan que les activités sont réalisées ». Quant aux délais, WOPA, Kribi ou encore APCAS, Bafoussam s’assurent d’avoir toujours en tête la date butoir : « Le reporting MOVIHCAM consiste à faire le compte-rendu, chaque fin de mois et au plus tard le 05 du mois suivant, des activités réalisées dans le cadre du programme MOVIHCAM ». Toujours dans cet optique, CEPEDIC, Batouri déclare : « En ce qui concerne le timing, les deadline que nous nous fixons pour rendre les rapport, il est prévu au plus tard le 05 du mois suivant même si nous nous arrangeons à envoyer les rapports le plus tôt possible pour éviter les imprévus de dernière minute qui peuvent faire accuser du retard dans la soumission des rapports (panne de courant, d’internet…)».
- Savoir authentifier les documents et exploiter les retours du bailleur/partenaire
Avant, pendant et après la rédaction du rapport, le Responsable de l’organisation a toujours un rôle de supervision à jouer. Mais encore plus, au bout de la chaîne, il authentifie et valide l’ensemble des informations qui seront communiquées au bailleur/partenaire ainsi que les pièces qui seront fournies. Une approche que partage WOPA, Kribi quand elle affirme : « A la fin de mon reporting, je le fais suivre à la présidente de l’association qui, après vérification, appose sa signature et son cachet pour certifier que l’information fournie est complète et correcte ».Ou encore APCAS, Bafoussam quand elle nous dit:« L’authenticité de nos rapports se fait à travers le tampon de l’OBC ainsi que les signatures de l’Expert et du responsable apposées sur chaque rapport ». Par ailleurs, lorsque des commentaires sont envoyés par MAC, CEPEDIC, Batouri n’hésite pas à en tenir compte : « Les retours de Moto-Action nous permettent d’ajuster nos pratiques et de surtout combler nos manquements dans la mise en œuvre de nos activités et dans le rendu des prochains rapports ». Et à WOPA, Kribi de poursuivre en ces termes : « Lorsque le bailleur nous fait un retour, nous notons les points à améliorer et nous lisons attentivement les remarques pour relever les actions correctives pour les prochains mois. C’est sur la base de ces notes que nous ficelons les rapports des mois suivants ».
* Ceci peut être décliné, changé ou adapté suivant les bailleurs et/ou les programmes. Si tant, il vrai que chaque bailleur à ses exigences en matière de reporting.
